A helyszín – az esküvők alfája és omegája. Meghatározza a nap stílusát és tematikáját, kihatással van valamennyi teendőre, és az egyik legnagyobb tétel az esküvői számlán – ezért kiemelten fontos, hogy egy helyszínbejárásra, valamint a kapcsolattartókkal való egyeztetésre mennyire felkészülten érkeztek. Az alábbiakban azokat a kérdéseket gyűjtöttük össze, amik a legfontosabbakként sorakoznak a listán, ha az ottani megbeszélésre vagytok hivatalosak – az általános információktól kezdve egészen a részletekbe menő tudnivalókig. A válaszokban közreműködött Szabó Tímea is, aki a Csillagkert Budapest értékesítési vezetőjeként adott szakértő bepillantást a foglalással és lebonyolítással kapcsolatos teendőkbe. Íme egy esküvői helyszín kisokos azokkal a kérdésekkel, amit mindenképp kérdezz meg, ha a helyszínnel tárgyalsz.
A tervezett dátum előtt mennyi idővel korábban kell lefoglalni a helyszínt?
Ha az esküvői szolgáltatókat egy képzeletbeli sorrendbe állítanánk aszerint, hogy a foglalás időzítése szempontjából melyik áll az első helyen, minden bizonnyal a helyszín nyerné a versenyt. Emellett természetesen több „kötött” szolgáltató létezik, akik egy napra csak egy párt tudnak elvállalni – például egy ceremóniamester vagy egy esküvőszervező –, viszont az ő diverzitásuk és létszámuk nagyobb szabadságot ad a szervezés kalkulálásában. A helyszínek viszont sokkal kisebb számban állnak rendelkezésre, lokálisan kötöttek, és sokszor igényelnek kompromisszumot, amik plusz feladatokat róhatnak a párokra.
Tipikusan ilyen a létszám kérdése: „Amennyiben nagy a létszám (120-150 fő felett) akkor érdemes az esküvő előtt 1,5 évvel előre lefoglalni az álomhelyszínt, mivel kevés hely tud ekkora létszámú esküvőt befogadni. Ha pedig a násznép vagy annak egy része külföldről érkezik, akkor is érdemes legalább egy évvel előre tervezni a repülőjegyek okán. Csakugyan egy évet javaslunk abban az esetben is, ha a pár a szombati napokhoz ragaszkodik, mert sok helyszínen a tervezett dátum előtt már egy évvel már telítettek ezek a naptári napok. Összességében tehát 1-1,5 év az ideális” – tanácsolja Timi.
Ha nincs szabad időpont a kívánt időszakban, van várólistájuk?
Előfordulhat, hogy egy helyszín valamennyi közeli – egy éven belüli – időpontja már betelt, de sorakoznak még köztük olyan foglalások, amelyek opcionálisan kerültek rögzítésre, és az ajánlat elfogadására a helyszín bizonyos intervallumot biztosított a pár számára. Érdeklődjetek ezekről a „kérdőjeles” időpontokról is, ugyanakkor egy ponton túl ne várjatok tovább és ne bízzátok csupán a véletlenre. Ezen a véleményen osztozik Timi is, mikor hozzáteszi, hogy sokszor a helyszínek számára az opcionális foglalás vagy a várólista sokszor nyomonkövethetetlen, ezért amikor csak lehet, mellőzik az alkalmazását. „Mi azt sem érezzük fairnek, hogy hiú ábrándokban tartsuk a párt egy-egy várólistával a felkapottabb dátumokra vonatkozóan, hiszen a megfelelő helyszín kiválasztásánál minden perc számít, és a foglalások jellemzően nem kerülnek visszamondásra” – mondja.
Hétköznapi időpontra vagy szezonon kívüli időszakra vonatkozóan tudnak kedvezményt biztosítani?
A helyszínek – értető módon – az árlista elküldésekor nem feltétlenül teszik közszemlére, hogy milyen ajánlataik vannak arra az esetekre, ha a költségeket szeretnétek minél lentebb tornázni. Pedig sok olyan praktika adódik, amivel könnyedén, kifejezett lemondások nélkül is alacsonyabban tarhatjátok az esküvői kiadásokat. Ilyen lehet például, ha nem a főszezonban tartjátok a nagy napot, vagy ha a legnépszerűbb szombati nap helyett hétköznapra vagy vasárnapra datáljátok az esküvőt. Ne érezzétek magatokat kellemetlenül, ha ilyen irányt venne a tárgyalásotok, hiszen Timi is azzal kezdte a válaszát, hogy egy helyszínnek is lehet célja az, hogy a szezont – akár különböző lehetőségek útján – bővítse: „Ahhoz, hogy ezeket a hónapokat vonzóbbá tegyük a párok számára, sok esetben biztosítunk számukra olyan szolgáltatásokat, amelyektől egyedibbé tud válni az esküvőjük, vagy pedig kedvezünk számukra azzal, hogy nem a teljes árat kell érte fizetniük.”
A helyszín kibérlése körülbelül mennyi időre vonatkozik? Mikorra érdemes/lehet érkezni és mikor kell elhagyni a helyszínt? Kötelezhet a szolgáltató az ezen felüli órák megfizetésére?
A szerződéskötést megelőzően fontos, hogy beszéljetek azokról a részletekről, hogy milyen intervallumban bérelhetitek ki a helyszínt, és szükséges-e ezen felül bármilyen hosszabbítási díj megfizetése. Kalkuláljátok bele azt is, hogy számolnotok kell a dekoráció, esetlegesen a sátor kiépítésével, valamint mindezek bontásával is. Timi az alábbi tanácsokkal szolgál számotokra: „Mindegyik helyszín más szempontok alapján értékesíti a helyszínét. Mindenféleképpen célszerű a szerződésbe beleírni, hogy mikor mehet legkorábban a pár vagy a dekoros, illetve mi az a legkésőbbi időpont, amikor le kell zárnotok a bulit, vagy amikor ki kell pakolni a teremből. Amennyiben a szerződésben rögzítésre kerül, hogy mettől meddig lehet felár nélkül használni a termet, és mikortól szükséges hosszabbítási díj, úgy természetesen jogosan tart arra igényt a szolgáltató (legyen az helyszín, vagy akár fotós, videós, dj). Ha azonban erről korábban nem esett szó, úgy ezen díj megfizetésére nem kötelezhető a megrendelő.”
Mi a helyzet akkor, ha pénteken és szombaton is van rendezvény?
Első gondolatra talán nem lehet különösebb jelentősége, viszont ha részleteibe gondolsz, számotokra is befolyásoló tényező lehet. Ha például pénteken van az esküvőtök, kalkulálnotok kell azzal, hogy hamarabb kell a dekorációt lebontanotok, ha pedig szombaton buliztok, előfordulhat, hogy csak később kezdhetitek meg az előkészületeket. „Ugyanakkor megfelelő személyzet és háttér mellett ennek nem szabad problémát okoznia egy helyszínen – mondja Timi. – A Csillagkert Budapestben ez egy bevált szokás. Sőt, sokszor péntek-szombat-vasárnap is esküvőzünk, hiszen nem szabad elfeledkezni a hosszú hétvégékről.”
Hány százalék foglalóval érdemes kalkulálni? Mikor kell fizetni a fennmaradó összeget?
Nehezen határozható meg piaci átlag, a legelterjedtebb – legyen szó bármilyen szolgáltatásról, az esküvő iparágon kívül is – a 30%. Viszont ezt számos tényező befolyásolhatja, és gyakran nem is köthető fix összeghez vagy a szolgáltatás terjedelméhez: „Ez nagyon eltérő arány a piacon, nem lehet kifejezett egységről beszélni. Van, aki az előre kalkulált végösszeg bizonyos %-át kéri el foglaló gyanánt, míg van, aki egy fixen meghatározott összeghez ragaszkodik, amelynek mértékét egyáltalán nem befolyásolja, hogy egy kétmillió forintos vagy egy négymillió forintos esküvőről beszélünk. A fennmaradó összeg kifizetése is eltérő, itt is az adott vállalkozás fizetési policy-ja érvényesül. Van, aki 100%-ot kér előre, vannak akik az esküvő másnapján kérik el a végösszeget, és akadnak olyanok is, akik 8 napos fizetési határidőt határoznak meg a nagy nap után” – válaszolja Timi.
Mit tartalmaz a bérleti díj, milyen szolgáltatások képezik a részét?
A helyszínek szerződésükben az ingatlan – és opcionálisan ahhoz tartozó ingóságok – bérbeadásáról, használatáról rendelkeznek. Ezek viszont helyszínenként eltérő tartalommal jelennek meg, ezért az egyeztetések során mindenképp térjetek ki a részletekre. Erre bátorít Timi is, mikor megemlíti, hogy „a bérleti díj jogán kért összeg általában az áramhasználatot, takarítási költséget, hűtést vagy fűtést, terület karbantartást, bútorzatot tartalmazza.” Kiemeli azonban, hogy ez helyszínenként eltérő, ezért az utóbb esetlegesen felmerülő plusz költségek elkerülése végett előzetesen tájékozódjatok arról, hogy a díj milyen szolgáltatásokat fedez.
Mi az utolsó dátum, amikor még módosíthatok a foglaláson?
Ezt is fontos előre rögzíteni a megállapodásban, hiszen sokszor rajtatok kívülálló okok miatt kényszerülhettek majd a módosításra – tipikusan ilyen a vendégek létszámának alakulása. „Nálunk a Csillagkert Budapestben 12 nappal az esküvő előtt szükséges leadni a végső létszámot, menüt, berendezést. Addig a párok bármit módosíthatnak” – mondja Timi.
Vannak olyan szolgáltatóik, akikkel kizárólagosan dolgoznak? Van megkötés arra vonatkozóan, hogy milyen más szolgáltatókat vihetek a helyszínre?
Sok helyszín kizárólagosságot köt ki néhány szolgáltató tekintetében, ezért erről mielőbb érdeklődjetek, hogy párhuzamosan ne foglaljatok le arra a feladatra más személyt. Az ilyen megkötések mögött sokszor nem pénzügyi érdek húzódik, hanem sokkal inkább egyfajta garancia, amely formálhatja az adott helyszín megítélését. Klasszikus példa a catering: ha például rossz a vacsora, a legtöbb vendég majd nem egy külsős céget fog „hibáztatni”, hanem a megkérdőjelezhető minőséget az adott hely konyhájának számlájára könyvelik el. Ez vonatkozhat akár a dekorációra is – ahol az épület állagának védelme is lehet cél –, vagy akár a fénytechnikára is. A Csillagkert Budapestnél Timi csakugyan a catering kizárólagosságáról mesél, és hangsúlyozza, hogy nem elhanyagolható az a fajta biztosíték sem, hogy így mindent frissen, a helyszínen tudnak elkészíteni.
Milyen csendrendelet irányadó a környéken?
Lehet, hogy az év buliját szeretnétek a vendégeknek adni, de könnyen futhattok olyan korlátozásokba, amely lakott területen egy időpont után ennek gátat szabna. Ha nem szeretnétek a szívbajos szomszédokkal vagy a rendőrséggel konfrontálódni, már előre legyetek tudatosak a helyválasztásban. Szuper megoldás lehet például egy erdei helyszín, ahol nem zavarhattok senkit. Timi viccesen hozzá is teszi, hogy bár ügyelnek arra, hogy a zenei szolgáltatók ne egy Nirvana koncert hangosítását hozzák a területükre, ők az odafigyelés mellett mégsem jelölnek meg korlátozást a hangerőre vonatkozóan.
Mennyi parkolóhely áll a helyszín rendelkezésére? Kell fizetni a parkolásért?
Nagyon kellemetlen, ha a szertartás már 10 perc múlva kezdődne, de a vendégeid még parkolóhelyet vadásznak a környéken. Mindig legyen információtok a parkolásról, hogy ha nincs elegendő férőhely a helyszínen, vagy a parkolás magas költségekkel jár, akkor tudjatok időben alternatívákkal készülni.
Hány fő befogadására alkalmas a helyszín?
Gyakorlatilag a legtöbb helyszín ennél a kérdésnél vérzik el, legtöbbjük kapacitása 60-80 fő fogadásánál áll meg; 100 fő fölött már sokkal nehezebb dolgotok adódik. A küldetés persze korántsem lehetetlen, a Csillagkert Budapestben például a Pajta rendezvényteremben 120 főt, a Panoráma teremben 200 főt tudnak fogadni.
Van megfelelő áramellátás?
Lényegtelen apróságnak tűnhet, de mégis fontos tudnotok, hogy milyen áramellátással dolgozik egy helyszín. Egy sátor ellátása például nem feltétlenül olyan komplett, mint egy ingatlané, és az sem mellékes, hogy aznap mekkora terhelést helyeztek majd rá. Gondolj csak a zenekarra, hangosításra, fénytechnikára, vagy akár a büféasztal edényeinek melegítésére.
A gyerek vendégek részére van elkülönített játszórész vagy animátor?
Ha sok kiskorú vendéget vártok az esküvőtökre mindenképpen számoljatok azzal, hogy részükre felügyeletet, de legalábbis egy elkülönített játszórészt biztosítsatok – egyrészt, hogy az ő figyelmüket is lekössétek, másfelől, hogy a szülők is tudjanak egy kicsit szórakozni. A felügyelet elintézésében általában a helyszínek tudnak segíteni, ezt erősíti Timi is, aki hozzáteszi, hogy rendezvénytermeikben lehetőség van gyereksarok kialakítására és animátort is tudnak biztosítani.
A gyerekek vacsorájára vonatkozóan van kedvezmény?
Vannak olyan szolgáltatások, amelyekre a legtöbb helyszín biztosít kedvezményt, ezért érdeklődjetek ezek felől az egyeztetések során. „Mi a gyermekek számára korosztály szerinti kedvezményt tudunk biztosítani az étel-, illetve italcsomagból” – említi Timi.
Vannak alternatívái arra az esetre, ha esne az eső?
A rossz időjárást az esküvők mordorjaként éli meg a legtöbb menyasszony, ezért ha ilyen félelmeid vannak, érdemes már a helyszínválasztáskor érdeklődni, hogy milyen alternatívák vannak arra az esetre, ha esős időjárás várna titeket aznap. Gondoljatok arra, hogy ha Magyarországon terveztek szabad ég alatti vacsorát, az meglehetősen nagy rizikót jelent; de az sem szerencsés, ha a szertartást szeretnétek kültéri helyszínen, és nincs semmilyen szép alternatívája a helynek arra az esetre, ha az időjárási körülmények azt nem teszik lehetővé. A Csillagkert Budapestben például jól ellensúlyozza ezt a Pajta rendezvényteremhez tartozó szertartás helyszín, ami a szabadban van, de ugyanakkor fedett területe miatt esőben is nagyon jó alternatíva.
Van valamilyen dekorációs kellékük?
Néhány helyszín rendelkezik egy-két dekorációs kellékkel, így mielőtt a dekoratőrrel egyeztettek, vagy valamilyen eszközt béreltek, érdeklődjetek a helyszínnél ezek elérhetőségéről. Példa lehet erre akár bútorzat is; mindenképp ellenőrizzétek, milyen opciók lehetségesek, hogy ha az ott lévő darabok nem illeszkednek a stílusotokhoz vagy az esküvő tematikájához, akkor tudjatok időben gondoskodni azok bérléséről.
Van saját konyhájuk, vagy cateringet kell igénybe venni?
Néhány helyszín csak a területet biztosítja, és nincs saját konyhájuk, vagy ekkora rendezvény lebonyolítására nem alkalmas az ő felkészültségük. Erre általában felhívják a figyelmet, és ajánlanak/kikötnek különböző catering cégeket, de nem árt erre is felkészülnötök.
Saját italt/tortát be lehet vinni? Ha igen, van valamilyen plusz költsége a felszolgálásnak?
A legtöbb helyszín csak eredetigazolás ellenében – vagy akár úgy sem – járul hozzá a saját ital vagy sütemény beviteléhez, mivel ha az esküvő közben egy ellenőrzéssel találkoznak, tudniuk kell igazolni azt, hogy az a termék a pár sajátja, és annak beszerzéséről ők gondoskodtak. Viszont sok esetben, ha hozzá is járul a helyszín, kikötheti a felszolgálásért járó „dugódíjat”, ami további költséget jelent a végösszeg elszámolásakor. Barátibb ennél az az eset, amiről Timi is mesél: „hozzánk zárjegy nélküli házipálinka hozható be, melynek semmi behozatali költsége nincsen. Ezen felül tortát és aprósüteményt is tudnak hozni a párok és a rokonok, amelyért szintén nem számolunk fel semmilyen plusz költséget.”
Van rendezvényszervezőjük?
Óriási előny, ha egy helyszínnek van rendezvényszervezője, hiszen az esküvőtök napján nagy terhet tudnak levenni a vállatokról. Sőt már az esküvőt megelőző időszakban is segítségetekre tud válni a helyszínnel kapcsolatos teendőkben. „A Csillagkert Budapestben jelenleg két rendezvényszervező foglalkozik az esküvőkkel. Csapatunk azonban a 2020-as évre bővítésre kerül a nagyfokú érdeklődés miatt, amelyet ezúton is nagyon köszönünk a pároknak” – teszi hozzá Timi.
Fotók: Beloved – Dósa Győző; Jánossy Noémi, Ruhák: Daalarna, Helyszín: Csillagkert
